Saygıdeğer Meslektaşlarımız;
4857 sayılı İŞ KANUNU' nun 75. Maddesinde "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." hükmü bulunmamaktadır. Aynı sayılı kanunun "Uygulanacak Para Cezaları" bölümünün 75/104 maddesinde "İşçi özlük dosyalarını düzenlememek" fiili için 2022 yılı itibarı ile kesilecek ceza miktarı 4.173 TL olarak belirlenmiştir.
Özlük dosyaları içeriğinde bulunması gereken bilgi ve belgeler:
Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar;
- SGK işe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Adli sicil kaydı
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- İkametgâh belgesi
- Nüfus kayıt örneği
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Kan grubu
- İş sözleşmesi olarak belirtilmiştir. Bunlara ek olarak yardımcı ve 2 eczacılarımız ile mes'ul müdürler için diploma ya da mezuniyet belgesi, yardımcı personellerimiz için de varsa sertifika ve benzeri belgeler eklenebilir.
İşe devam eden personeller için özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler
İşe devam eden personeller için de özlük dosyalarında her yıl revize yapılması gerekir; ek dosyaların eklenmesi ve bu işlemin çalışılan süre boyunca her yıl düzenli olarak yapılması gereklidir. İşe devam eden personel için eklenmesi gereken belgeler aşağıdaki gibidir;
- Yıllık bazda ücretsiz izin belgeleri
- Doğum izni varsa çalışamaz raporu ya da emzirme gibi izinleri içeren belgeler
- Olay tespit formlar, varsa personele verilen uyarıları kapsayan tutanaklar ya da belgeler
- İstirahat ve iş görmezlik raporları
- İmzalı ücret bordroları
- Maaş zammı ya da unvan değişikliği gibi konularda bu değişiklikleri içeren yazılar
- Varsa iş kazası tutanağı
- Personel, işletmenin başla bir şubesinde görev almaya başlayacak ise rızasının olduğuna dair belge
Olası denetimlerde mağduriyet yaşanmaması için İşçi Özlük Dosyalarının süratle hazırlanması hususunu önemle hatırlatır, iyi çalışmalar dileriz.
YÖNETİM KURULU